Einen Arbeitsauftrag planen und abschließen: vom Termin zum Bericht

Die richtigen Angaben bereitlegen

Prüfen Sie zuerst, wer der Kunde ist, was zu tun ist und um welches Fahrzeug, Gebäude oder andere Objekt es geht. Verwenden Sie eine eindeutige Beschreibung. ‚Wartung‘ hilft weniger als ‚Bremsen prüfen wegen Quietschgeräusch‘. Suchen Sie einen vorhandenen Kunden oder Arbeitsauftrag, bevor Sie eine weitere Akte anlegen.

Wählen Sie, wer die Arbeit ausführen kann. Datum und Zeitfenster sind ein Termin, kein Nachweis, dass die Arbeit erledigt ist. Halten Sie eine Zusage zur Zahlung getrennt vom Fortschritt. Die Seite zu Arbeitsaufträgen zeigt, welche Angaben Sie bei einem Auftrag wiederfinden.

• Bei einer Übung sind Oefenklant (Übungskunde) und OEFENING (ÜBUNG) im Auftrag sichtbar.
• Wer nur lesen darf, sieht den Ablauf; eine berechtigte Person ändert Termin oder Bericht.
• Planen Sie einen konkreten Auftrag, bevor Sie eine ganze Woche füllen.

Arbeitsauftrag wählen und Termin speichern

Öffnen Sie Vandaag (Heute), wählen Sie den Arbeitsauftrag und gehen Sie zu Plannen (Planen). Prüfen Sie, ob Kunde und Beschreibung noch zu diesem Termin gehören. Tragen Sie Datum, Beginn und Ende sowie die zuständige Person ein. Speichern Sie den Termin einmal und warten Sie auf das gespeicherte Ergebnis.

Termin und Status Ingepland (Eingeplant) werden zusammen verarbeitet. Überschneidet sich der Termin für dieselbe Person, wählen Sie ein anderes Zeitfenster oder eine andere Kollegin bzw. einen anderen Kollegen. Ein Hinweis auf geänderte Angaben bedeutet, dass jemand die Akte inzwischen bearbeitet hat. Lesen Sie diese Änderung zuerst, bevor Sie neu planen.

• Ein leeres Datum entfernt den Termin; der Auftrag ist wieder zur Planung offen.
• Der gespeicherte Termin führt zurück zur Ausführung desselben Auftrags.
• Sehen Sie sich die Einsatzplanung an, wenn Sie mehrere Termine prüfen möchten.

Während der Ausführung einen Bericht schreiben

Öffnen Sie den geplanten Auftrag über Vandaag (Heute). Lesen Sie Anfrage und Termin, führen Sie die Arbeit aus und beschreiben Sie, was tatsächlich gemacht wurde. Notieren Sie auch, was noch nicht gelöst ist. Minuten und Material sind Einträge im Auftrag; eine Materialzeile bucht derzeit keinen Lagerbestand ab.

Speichern Sie einen Entwurf, wenn Sie noch nicht fertig sind. Der Auftrag bleibt dann offen und Sie kommen zur selben Akte zurück. So kann eine Kollegin oder ein Kollege später weitermachen, ohne neuen Auftrag und ohne eine separate Nachricht mit derselben Geschichte.

Zusatzarbeit zuerst prüfen lassen

Stellen Sie während des Auftrags zusätzliche Arbeiten fest, öffnen Sie Meerwerk (Zusatzarbeit) im selben Auftrag. Inhaber oder Verwalter beschreiben die Arbeit, den Preis und die erwartete Dauer und erstellen einen persönlichen Freigabelink. Das Veröffentlichen versendet keine Mail. Der Kunde prüft die angezeigte Fassung; ein Wunschtermin ist noch kein Termin.

Nach der Freigabe übernehmen Inhaber oder Verwalter die Zusatzarbeit in die echte Planung und den Berichtsentwurf. Die ausführende Person prüft die hinzugefügte Aufgabe nach der Ausführung. Offene Zusatzarbeit oder eine noch nicht verarbeitete Freigabe verhindert das Abschließen. Die Anleitung zu Zusatzarbeit und Kundenfreigabe (auf Niederländisch) beschreibt Teilen, Entscheiden und Korrigieren.

Die Arbeit prüfen und abschließen

Prüfen Sie die Arbeiten und haken Sie die passenden Kontrollen ab. Die letzte Kontrolle betrifft die Kundennachricht und das weitere Vorgehen: Ein bereitliegender Entwurf heißt nicht, dass der Kunde informiert ist. Schließen Sie danach Bericht und Arbeitsauftrag gemeinsam ab. Die Arbeit bleibt in der Akte auffindbar.

Öffnen Sie anschließend Klantbeeld (Kundenansicht) und lesen Sie, was der Kunde tatsächlich zu sehen bekommt. Prüfen Sie eine eventuelle Nachricht unter Klantupdates (Nachrichten an Kunden). Dort sehen Sie Empfänger und aktuellen Termin. Nur Inhaber oder Verwalter können den Versand erlauben. Eine vom Mailserver angenommene Nachricht ist noch keine bestätigte Zustellung.

Korrigieren, ohne denselben Auftrag doppelt anzulegen

Bei einem Verbindungsfehler bleiben Ihre Eingaben auf der geöffneten Seite stehen. Prüfen Sie den Auftrag, bevor Sie es erneut versuchen. Wird die Aktion noch wiederhergestellt? Wiederholen Sie dieselbe Aktion mit denselben Eingaben; legen Sie nicht schon einen zweiten Auftrag an. Die App erkennt einen wiederholten Befehl innerhalb desselben Versuchs.

Ist ein abgeschlossener Auftrag doch noch nicht fertig, öffnen Sie ihn bewusst über den Status erneut. Lesen Sie den vorhandenen Bericht und planen Sie das weitere Vorgehen. Vereinbaren Sie einen neuen Termin erst, nachdem Sie die neueste Fassung geprüft haben. Notieren Sie bei Ihrem ersten echten Auftrag die Zeit fürs Suchen, die Fragen, bei denen Sie Hilfe brauchten, und eventuelle Korrekturen. Das ist eine Ausgangsmessung Ihrer eigenen Arbeit, keine versprochene Ersparnis.