Een werkbon plannen en afronden: van afspraak tot verslag

Leg de juiste gegevens klaar

Controleer eerst wie de klant is, wat er moet gebeuren en welk voertuig, pand of ander object erbij hoort. Gebruik een herkenbare omschrijving. ‘Onderhoud’ is minder bruikbaar dan ‘Remmen controleren na piepend geluid’. Zoek een bestaande klant of werkbon voordat je nog een dossier aanmaakt.

Kies wie het werk kan uitvoeren. De datum en het tijdvak zijn een afspraak, geen bewijs dat het werk al is gedaan. Bewaar een toezegging over betaling apart van de voortgang. De werkbonnenroute laat zien welke gegevens je bij een klus terugvindt.

• Bij een oefening staan Oefenklant en OEFENING zichtbaar in de bon.
• Een kijker kan de route lezen; een bevoegde collega wijzigt de afspraak of het verslag.
• Plan één concrete klus voordat je een hele week invult.

Kies de werkbon en bewaar de afspraak

Open Vandaag, kies de werkbon en ga naar Plannen. Controleer dat de klant en omschrijving nog bij deze afspraak horen. Vul datum, begin- en eindtijd en medewerker in. Bewaar de afspraak één keer en wacht op het opgeslagen resultaat.

De afspraak en de status Ingepland worden samen verwerkt. Bij overlap voor dezelfde medewerker kies je een ander tijdvak of een andere collega. Een melding over gewijzigde gegevens betekent dat iemand het dossier intussen heeft aangepast. Lees die wijziging eerst voordat je opnieuw plant.

• Een lege datum verwijdert de afspraak; de bon komt weer open voor planning.
• De bewaarde afspraak leidt terug naar de uitvoering van dezelfde bon.
• Bekijk werkplanning als je meerdere afspraken wilt controleren.

Maak een verslag tijdens de uitvoering

Open de geplande bon vanuit Vandaag. Lees de vraag en afspraak, voer het werk uit en beschrijf wat werkelijk is gedaan. Noteer ook wat nog niet is opgelost. Minuten en materialen zijn registraties op de bon; een materiaalregel boekt op dit moment geen voorraad af.

Bewaar een concept als je nog niet klaar bent. Dat laat het werk open en brengt je terug naar hetzelfde dossier. Zo kan een collega later verder zonder een nieuwe bon of een los bericht met hetzelfde verhaal.

Controleer en rond het werk af

Controleer de werkzaamheden en vink de relevante controles af. De laatste controle gaat over de klantupdate en het vervolg: klaarstaan als concept betekent niet dat de klant al geïnformeerd is. Rond daarna verslag en werkbon samen af. Het werk blijft in het dossier terug te vinden.

Open vervolgens het klantbeeld en lees wat de klant werkelijk te zien krijgt. Controleer een eventueel bericht bij Klantupdates. Daar zie je de ontvanger en de actuele afspraak. Alleen een eigenaar of beheerder kan verzending toestaan. Een door de mailserver aangenomen bericht heeft nog geen bevestigde aflevering.

Herstel zonder dezelfde klus dubbel aan te maken

Bij een verbindingsfout blijft je invoer op de geopende pagina staan. Controleer de bon voordat je opnieuw probeert. Staat de actie nog in herstel? Herhaal dezelfde actie met dezelfde invoer; maak niet alvast een tweede bon. De app herkent een herhaalde opdracht binnen dezelfde poging.

Is een afgeronde bon toch nog niet klaar, open hem bewust opnieuw via de status. Lees het bestaande verslag en plan het vervolg. Maak een nieuwe afspraak pas na controle van de laatste versie. Noteer bij je eerste echte klus de tijd voor zoeken, de vragen waarvoor je hulp nodig had en eventueel herstelwerk. Dat is een nulmeting van jouw werk, geen beloofde besparing.