Planificar y cerrar una orden de trabajo: de la cita al informe

Prepara los datos correctos

Comprueba primero quién es el cliente, qué hay que hacer y qué vehículo, edificio u otro objeto está implicado. Usa una descripción reconocible. ‘Mantenimiento’ sirve menos que ‘Revisar frenos por chirrido’. Busca un cliente o una orden de trabajo existente antes de crear otro expediente.

Elige quién puede hacer el trabajo. La fecha y la franja horaria son una cita, no una prueba de que el trabajo ya esté hecho. Guarda un compromiso de pago aparte del avance. La página de órdenes de trabajo muestra qué datos encuentras en cada trabajo.

• En una práctica, Oefenklant (cliente de práctica) y OEFENING (PRÁCTICA) se ven en la orden.
• Un usuario de solo lectura puede ver la ruta; un compañero autorizado cambia la cita o el informe.
• Planifica un trabajo concreto antes de rellenar una semana entera.

Elige la orden y guarda la cita

Abre Vandaag (Hoy), elige la orden de trabajo y ve a Plannen (Planificar). Comprueba que el cliente y la descripción siguen correspondiendo a esta cita. Rellena la fecha, la hora de inicio y de fin y la persona. Guarda la cita una sola vez y espera al resultado guardado.

La cita y el estado Ingepland (Programada) se procesan juntos. Si se solapa para la misma persona, elige otra franja u otro compañero. Un aviso de datos cambiados significa que alguien ha modificado el expediente mientras tanto. Lee primero ese cambio antes de volver a planificar.

• Una fecha vacía elimina la cita; la orden vuelve a quedar pendiente de planificar.
• La cita guardada te lleva de vuelta a la ejecución de la misma orden.
• Consulta la planificación si quieres revisar varias citas.

Escribe el informe durante el trabajo

Abre la orden planificada desde Vandaag (Hoy). Lee la solicitud y la cita, haz el trabajo y describe lo que de verdad se ha hecho. Anota también lo que aún no está resuelto. Los minutos y los materiales son registros en la orden; por ahora, una línea de material no descuenta existencias.

Guarda un borrador si aún no has terminado. Así el trabajo sigue abierto y vuelves al mismo expediente. Un compañero puede continuar después sin una orden nueva ni un mensaje suelto que cuente lo mismo.

Haz valorar primero el trabajo adicional

Si durante el trabajo descubres tareas adicionales, abre Meerwerk (Trabajo adicional) en la misma orden. El propietario o administrador describe el trabajo, el precio y el tiempo previsto y crea un enlace personal de aprobación. Publicar no envía ningún correo. El cliente revisa la versión mostrada; una hora preferida todavía no es una cita.

Tras la aprobación, el propietario o administrador incorpora el trabajo adicional a la planificación real y al borrador del informe. Quien hace el trabajo comprueba la tarea añadida después de realizarla. Un trabajo adicional abierto o una aprobación sin procesar impide cerrar. La guía de trabajo adicional y aprobación del cliente (en neerlandés) describe cómo compartir, decidir y corregir.

Comprueba y cierra el trabajo

Revisa el trabajo y marca las comprobaciones que correspondan. La última trata del aviso al cliente y el seguimiento: que haya un borrador listo no significa que el cliente esté informado. Después cierra a la vez el informe y la orden de trabajo. El trabajo sigue disponible en el expediente.

A continuación abre Klantbeeld (Vista del cliente) y lee lo que el cliente ve de verdad. Revisa cualquier mensaje en Klantupdates (Mensajes a clientes). Allí ves el destinatario y la cita actual. Solo un propietario o administrador puede autorizar el envío. Un mensaje aceptado por el servidor de correo todavía no es una entrega confirmada.

Corrige sin crear el mismo trabajo dos veces

Si falla la conexión, lo que has escrito sigue en la página abierta. Comprueba la orden antes de volver a intentarlo. ¿La acción sigue en recuperación? Repite la misma acción con los mismos datos; no crees mientras tanto una segunda orden. La app reconoce una orden repetida dentro del mismo intento.

Si una orden cerrada resulta no estar terminada, vuelve a abrirla a propósito desde el estado. Lee el informe existente y planifica el seguimiento. Haz una cita nueva solo después de revisar la última versión. En tu primer trabajo real, anota el tiempo que pasas buscando, las preguntas para las que necesitaste ayuda y cualquier corrección. Es una medición de partida de tu propio trabajo, no un ahorro prometido.