Caravan ophalen uit de stalling: contract en overdracht
3 min lezenBijgewerkt op
Wanneer een klant zijn caravan meeneemt, stopt het stallingscontract niet vanzelf. De plaats kan nog voor zijn terugkomst gereserveerd zijn. Werk daarom met drie afzonderlijke feiten: het contract, de fysieke aanwezigheid en het afgesproken ophaalmoment. Zo kan iedere collega een juiste afspraak maken.
Begin bij contract, plaats en voertuig
Open het stallingsdossier en controleer klant, voertuig en fysieke plaats. Meet de werkelijke afmetingen; gebruik geen schatting omdat de plaats ongeveer passend lijkt. Leg de periode, voorwaarden en de referentie naar het klantakkoord vast voordat je het contract activeert.
Een concept reserveert nog geen capaciteit. Een geactiveerd contract houdt de plaats vast, ook wanneer het voertuig tijdelijk bij de klant is. De stallingsroute toont de volledige volgorde; stallingsbeheer beschrijft het verschil tussen plaatsen en aanwezigheid.
Controleer de binnenkomst
Vergelijk het binnengekomen voertuig met het dossier. Controleer identiteit, afmetingen, conditie en sleutels en bewaar een duidelijke conditienotitie. Registreer de werkelijke binnenkomst wanneer de controle klopt. Gebruik een referentie die je later kunt terugvinden, zonder persoonsgegevens in een onnodig lang vrij tekstveld te verzamelen.
De bevestigde aanwezigheid beïnvloedt beschikbaarheid. Dat blijft gelden als de einddatum inmiddels voorbij is. Een datum alleen bewijst niet dat een voertuig is opgehaald.
Plan een haalbaar ophaalslot
Kies in het aanwezige dossier Ophaalmoment plannen. Gebruik een toekomstig slot van 15 tot 120 minuten binnen de contractperiode. De app controleert het aantal gelijktijdige ophaalmomenten tegen je ingestelde capaciteit. Ligt het ophalen buiten het contract? Leg eerst een verlenging met het juiste akkoord vast.
Vertel de klant het afgesproken tijdvak en wat hij moet meenemen. Een berichtconcept staat eerst bij Klantupdates. Controleer ontvanger en afspraak voordat je verzending toestaat. De voorbereiding kan daarna vanuit Vandaag worden geopend.
Klaarzetten is nog geen uitgifte
Vink bij klaarzetten de sleutels, route en conditie af. Pas daarna staat het voertuig gereed voor ophalen. Bij de echte overdracht controleer je de klant, het voertuig en de sleutels opnieuw en leg je de uitgiftereferentie vast.
De status Bij de klant wijzigt de aanwezigheid. Het actieve contract reserveert de plaats nog steeds. Registreer terugkomst met een nieuwe binnenkomstcontrole. Wil de klant definitief stoppen, handel dan uitgifte en afsluiting bewust af.
| Feit | Gevolg |
|---|---|
| Voertuig tijdelijk uitgegeven | Niet aanwezig; contractclaim blijft |
| Voertuig nog aanwezig na einddatum | Capaciteit blijft geblokkeerd |
| Contract correct afgesloten | Contractclaim vervalt |
Los afwijkingen bij het actuele dossier op
Is het voertuig nog aanwezig na contracteinde, dan verschijnt een aandachtspunt. Verleng met akkoord of regel eerst de werkelijke uitgifte en daarna de afsluiting. Wis het dossier niet om een nieuwe klant te kunnen inplannen.
Bij een gelijktijdige wijziging lees je de laatste versie en kies je opnieuw de passende stap. Een bezette plaats of vol ophaalslot vraagt een andere afspraak, niet een tweede registratie van dezelfde plaats. Begin met één echte overdracht en noteer waar je collega nog uitleg nodig had.
Vaak gevraagd
Komt de plaats vrij bij tijdelijk ophalen?
Het contract blijft de plaats reserveren. Uitgifte verandert alleen waar het voertuig werkelijk is.
Kan ik het contract afsluiten terwijl het voertuig er staat?
Leg eerst de werkelijke uitgifte vast. Aanwezigheid kan niet worden weggeklikt door alleen het contract af te sluiten.
Bedient de app mijn slagboom?
De route registreert afspraken en overdracht. Slagboom- of poortbediening vraagt een afzonderlijke geteste hardwarekoppeling.
Lees ook
Verhuurretour inspecteren: aantallen, schade en vrijgave
Registreer gedeeltelijke retour, inspecteer aantallen en houd schade geblokkeerd tot reparatie. Met een praktische checklist en herstelstappen.
3 min lezenCamping: aankomst, gastenregistratie en schoonmaak
Bevestig het verblijf, bereid gastenregistratie voor en geef de accommodatie pas na schoonmaak vrij. Met controles voor wijzigingen en herstel.
4 min lezen