Offerte opvolgen: wanneer bel je na, en wat zeg je?

Begin al in de offerte

Een offerte die klopt, begint bij de goede vragen in je offerteformulier. En opvolgen gaat makkelijker als je het vooraf aankondigt. Een adviseur van de KvK raadt aan om in je offerte te zetten dat je op een bepaalde dag contact opneemt. Dan verwacht de klant je telefoontje, en voelt het niet als drammen.

Zet er ook bij hoe lang de offerte geldig is. Daar is geen vaste termijn voor: je bepaalt het zelf. Noem wel een datum, zodat duidelijk is tot wanneer je prijs geldt. In je offerte horen dus in elk geval:

• Wat erin zit, en wat níet. Bijvoorbeeld: afvoer van het oude materiaal wel, schilderwerk niet.
• Tot welke datum de offerte geldig is.
• Hoe de klant akkoord geeft: een mail, een handtekening of een klik.
• Wanneer je contact opneemt: 'Ik bel je donderdag even.'

Een ritme dat werkt

Er is geen wet voor, wel een ritme dat voor de meeste klussen past. Pas de dagen aan je vak aan: een spoedreparatie volg je sneller op dan een nieuwe tuin. Hoe snel je op een nieuwe aanvraag reageert, lees je in snel reageren op aanvragen.

• Na een of twee dagen: een kort bericht of de offerte goed is aangekomen. Mails belanden soms in de spam.
• Op de afgesproken dag: bellen. Vraag of alles duidelijk is.
• Een week later: een kort bericht met één vraag die makkelijk te beantwoorden is.
• Vlak voordat de offerte verloopt: een laatste bericht met de datum.
• Daarna: loslaten, en in je overzicht noteren waarom het niets werd, als je dat weet.

Wissel van kanaal

Geen reactie op een mail? Bel. Neemt de klant niet op? Stuur een appje. Mensen hebben een voorkeur, en die ken je niet altijd. Vraag het bij de aanvraag gewoon: 'Hoe bereik ik je het makkelijkst?'

Bel je, kies dan een moment dat bij de klant past. Weet je dat niet, vraag het dan in je eerste bericht.

Wat zeg je aan de telefoon?

Begin kort en concreet: 'Ik bel even over de offerte voor de nieuwe dakgoot. Is alles duidelijk?' Stel daarna een open vraag: 'Wat heb je nog nodig om te kiezen?' En dan vooral luisteren.

Dit zijn de antwoorden die je het vaakst hoort, en wat je ermee kunt:

Geef niet te snel korting

De KvK waarschuwt ervoor: geef je snel korting, dan houd je minder over, en kan de klant gaan twijfelen aan je kwaliteit. Je trekt ook eerder klanten aan die weglopen zodra een ander goedkoper is.

Beter: deel de klus op in onderdelen met een eigen prijs. Vindt de klant het geheel te duur, dan kan hij voor een deel kiezen. Of geef iets extra's dat jou weinig kost, zoals een controlebeurt na een maand.

Voorbeeldberichten voor app en mail

Kort en persoonlijk werkt het best. Zet de naam van de klant en de klus erin. Deze teksten kun je zo overnemen; de namen zijn verzonnen:

• Na het versturen: 'Hoi Sandra, de offerte voor de nieuwe dakgoot staat in je mail. Ik bel je donderdag even. Vragen mag altijd eerder.'
• Na een week: 'Hoi Sandra, is de offerte duidelijk? Als je wilt, loop ik hem in vijf minuten met je door.'
• Eén makkelijke vraag: 'Zal ik de offerte nog even laten staan, of heb je een ander gekozen? Allebei goed om te weten.'
• Voor het verlopen: 'De offerte is geldig tot 31 oktober. Daarna kijk ik de prijzen opnieuw na. Laat je het weten?'
• Netjes afsluiten: 'Dank je voor het laten weten. Succes met de klus, en je mag altijd terugkomen.'

Hoe vaak is te vaak?

Drie of vier keer contact, verspreid over een paar weken, is netjes. Daarna laat je het los. Zegt de klant nee, dan is het nee.

Nabellen over een offerte die de klant zelf vroeg, is gewoon klantcontact. Wil je iemand later je nieuwsbrief of aanbiedingen sturen, dan heb je wel toestemming nodig. Volgens de ACM mag je zonder toestemming alleen bestaande klanten mailen over vergelijkbare producten of diensten, en altijd met een makkelijke manier om je af te melden.

Houd bij wat je opvolgt

Zet bij elke offerte de datum van versturen, de datum waarop je opvolgt, de geldigheidsdatum en de uitkomst. Na een paar maanden zie je patronen. Win je vooral als je snel was? Verlies je steeds op prijs? Dan weet je waar je aan moet werken.

Hoe je zo'n overzicht opzet, lees je in aanvragen bijhouden.