Welke vragen stel je in een offerteformulier?

De basis: zes vragen voor bijna elk offerteformulier

Welk vak je ook hebt, deze vragen kom je bijna altijd tegen. Zet ze in deze volgorde: eerst de klus, dan de persoon. Mensen vertellen liever eerst wat er speelt. Daarvoor kwamen ze tenslotte naar je site.

• Wat voor vraag is het? Bijvoorbeeld een offerte, een afspraak, een storing of iets anders.
• Waar gaat het om? De auto, de ketel, de tuin of de woning.
• Wat is er aan de hand? Een paar zinnen is genoeg.
• Wanneer komt het je uit? Zo snel mogelijk, deze week, volgende week of maakt niet uit.
• Waar is het? Alleen als je ter plekke moet komen.
• Hoe bereiken we je? Telefoon of e-mail; één van de twee is genoeg.

Laat de eerste keuze het vervolg bepalen

Een storing en een nieuwe installatie vragen om heel andere informatie. Stel daarom eerst de vraag 'Waar gaat je vraag over?' en toon daarna alleen de vragen die bij dat antwoord horen. Zo krijgt niemand vragen die niet over hem gaan.

Werk met vaste vragen en vaste keuzes. Dan weet je precies wat je terugkrijgt, kun je aanvragen naast elkaar leggen en hoeft niemand te raden wat er bedoeld werd.

Kies knoppen waar het kan en open velden waar het moet. 'Welke installatie?' werkt prima met vijf knoppen. 'Wat is er aan de hand?' niet. Daar wil je juist de woorden van de klant horen.

Voorbeeld offerteformulier: garage of werkplaats

Een garage wil vooral weten om welke auto het gaat en wat er speelt. Met merk, model en kenteken weet je al veel voordat je de klant spreekt. De kilometerstand helpt bij onderhoud, maar maak hem niet verplicht: niet iedereen kent die uit zijn hoofd. Zo kan het formulier eruitzien:

• Soort vraag: onderhoud of APK, storing of waarschuwingslampje, banden of remmen, schade.
• Merk en model, bijvoorbeeld 'Seat Ibiza 2018'.
• Kenteken.
• Kilometerstand (optioneel).
• Wat is er aan de hand? Bij een lampje: welk lampje, en sinds wanneer?
• Wanneer kan de auto komen?

Voorbeeld: installateur

Bij een installateur draait het om twee dingen: welke installatie het is, en wat die nu doet. Een foutcode en het type kunnen je een rit voor niks besparen, omdat je meteen het goede onderdeel meeneemt. De vragen op een rij:

• Soort vraag: storing, onderhoud, of een nieuwe installatie of offerte.
• Welke installatie: cv-ketel of boiler, airco of warmtepomp, zonnepanelen of batterij, of iets anders.
• Merk en type, als de klant dat weet. Vaak staat het op een sticker op het apparaat.
• Wat doet het apparaat nu? Staat er een foutcode op het display?
• Adres van de klus.
• Wanneer kan het?
• Een foto van het typeplaatje (optioneel). Kan je formulier geen foto's ontvangen? Vraag er dan na binnenkomst om via WhatsApp of mail.

Voorbeeld: onderhoud aan huis en tuin

Bij onderhoud aan huis en tuin wil je weten wat het is, hoe groot het is en hoe je erbij kunt. Een ruwe maat is genoeg voor een eerste indruk. De precieze meting doe je toch ter plekke. Zo vraag je het:

• Soort vraag: reparatie, periodiek onderhoud of een offerte.
• Waar gaat het om? Tuin, zwembad, dak of iets anders.
• Hoe groot is het ongeveer? Denk aan vierkante meters of het aantal bomen (optioneel).
• Eenmalig of vaker?
• Adres, en hoe je erbij kunt: is er iemand thuis, of heb je een sleutel nodig?

Zo houd je je offerteformulier kort

Een iets langer formulier is niet erg als elke vraag logisch voelt. Een kort formulier met één rare vraag wel. Toets elke vraag daarom aan één regel: verandert het antwoord je prijs of je planning? Zo niet, schrappen.

• Stel een vraag alleen als je hem anders aan de telefoon zou stellen.
• Zet 'optioneel' bij alles wat niet hoeft, en maak het dan ook echt optioneel.
• Verdeel het formulier in korte stappen: wat, details, contact, controleren.
• Vraag niet nu al wat je pas bij de factuur nodig hebt, zoals een factuuradres.
• Laat de klant aan het eind alles nog één keer zien voordat het verstuurd wordt.

Andere vakken, en zelf proberen

Voor woningbeheer en vakantiehuizen komen er twee vragen bij: wie vraagt het aan (eigenaar, gast of beheerder), en hoe kom je binnen? Bij caravan- en camperservice zijn merk en type het belangrijkst, plus de plek waar hij staat: in de stalling, thuis of op een camping.

Bouw je je formulier zelf? Neem dan de basisvragen over, en vul ze aan met de twee of drie vragen die in jouw vak het verschil maken. Vul het daarna zelf in op je telefoon, alsof je een klant bent met haast.

Webstability heeft vaste vragensets voor algemene aanvragen, garages, installateurs, caravan- en camperservice, onderhoud aan huis en tuin, en woningbeheer en vakantiehuizen. Per vak kun je een voorbeeldformulier invullen en zien welke vragen erin staan.