Werkbon: wat moet erop staan? Checklist en voorbeeld

Wat is een werkbon precies?

Een werkbon is het verslag van één klus. Er staat op wat de klant vroeg, wat je hebt gedaan, welke materialen je gebruikte en hoeveel tijd het kostte. Sommige bedrijven noemen de opdracht vooraf een werkorder en het ingevulde verslag de werkbon. Het idee is hetzelfde.

Een werkbon is geen offerte en geen factuur. Wel maak je je factuur op basis van de werkbon. Hoe completer hij is, hoe minder je achteraf hoeft na te bellen. En belt de klant over een half jaar met dezelfde storing, dan zie je meteen wat er de vorige keer is gedaan.

Dit hoort op elke werkbon

Een goede werkbon beantwoordt een paar simpele vragen: voor wie, wat, waar, door wie en hoeveel. Dit zijn de velden die daar bijna altijd bij horen:

• Een uniek nummer, bijvoorbeeld WB-0042. Daarmee vind je hem terug, en de klant kan ernaar verwijzen.
• De datum van de aanvraag en van de uitvoering.
• Gegevens van de klant: naam, en telefoon of e-mail.
• Het adres van de klus. Dat is niet altijd het factuuradres.
• Wat de klant vroeg, liefst in zijn eigen woorden.
• Waar het om gaat: de auto, de installatie, de woning.
• Wat je hebt gedaan, kort en concreet.
• Gebruikte materialen en onderdelen, met aantallen.
• Gewerkte tijd: begin en eind, en eventueel reistijd.
• Wie het werk deed.
• Status en vervolgstap: klaar, onderdeel besteld of nieuwe afspraak nodig.
• Akkoord van de klant: naam, datum en eventueel een handtekening.

Extra velden per vak

Daarnaast heeft elk vak zijn eigen details. Een paar voorbeelden:

• Garage: kenteken, merk en model, kilometerstand.
• Installateur: soort installatie, merk en type, foutcode, eventueel bouwjaar.
• Onderhoud aan huis en tuin: wat het is (tuin, dak, zwembad), oppervlakte, hoe je erbij kunt.
• Woningbeheer en vakantiehuizen: naam of adres van de woning, wie belde (eigenaar, gast of beheerder), sleutel.
• Caravan- en camperservice: merk en type, kenteken, waar hij staat.

Voorbeeld van een ingevulde werkbon

Zo kan een werkbon van een installateur eruitzien. Het is een verzonnen voorbeeld.

• Werkbon WB-0042. Aanvraag 5 oktober, uitgevoerd 6 oktober.
• Klant: mevrouw Jansen, Voorbeeldstraat 12. Bereikbaar via telefoon.
• Vraag van de klant: 'Geen warm water, er knippert een foutcode op de ketel.'
• Installatie: cv-ketel, merk en type volgens typeplaatje, bouwjaar 2014.
• Gedaan: ontsteking nagekeken, elektrode vervangen, ketel getest. Werkt weer.
• Materiaal: 1 ontstekingselektrode.
• Tijd: 09.10 tot 10.05 uur, plus 20 minuten reistijd.
• Status: klaar. Advies: onderhoudsbeurt inplannen.
• Akkoord klant: naam en datum.

Papier of digitaal?

Allebei kan. Het hangt af van hoeveel klussen je doet en met hoeveel mensen je werkt. Begin je net, dan is een goed sjabloon al een grote stap. Merk je dat bonnen kwijtraken of dat je alles dubbel overtypt, dan wordt digitaal interessant. De opties naast elkaar:

• Papier: goedkoop, werkt zonder bereik en iedereen snapt het. Maar bonnen raken kwijt, handschrift is niet altijd leesbaar en je typt alles op kantoor nog een keer over.
• Een sjabloon in Word of Excel: gratis en makkelijk aan te passen. Wel moet je zelf de nummers bijhouden en het bestand terugvinden.
• Een digitale werkbon in een app: je zoekt alles terug, ziet wat openstaat en hoeft niets over te typen. Daar staat tegenover dat je een telefoon of tablet nodig hebt, vaak een abonnement betaalt en dat iedereen er wel mee moet werken.

Begin bij de aanvraag

De helft van een werkbon kun je al invullen voordat je op pad gaat. Naam, adres, wat er speelt, het kenteken of het type installatie: dat weet je al als je aanvraagformulier de goede vragen stelt. Ter plekke vul je dan alleen nog aan wat je hebt gedaan.

Ontbreekt er iets, zoals het type ketel? Vraag het dan vóór je vertrekt, niet als je voor de deur staat.

In Webstability wordt elke aanvraag een werkbon met een nummer, zoals WB-0042. Je ziet meteen wat er nog ontbreekt, en met één tik stuur je de klant een link om het zelf aan te vullen.

Hoe lang bewaar je werkbonnen?

Gebruik je werkbonnen als onderbouwing van je facturen, dan horen ze bij je administratie. De Belastingdienst noemt voor de basisgegevens van je administratie een bewaartermijn van 7 jaar. Voor andere gegevens geldt ook 7 jaar, tenzij je met de Belastingdienst een kortere termijn afspreekt. In België gelden andere regels. Vraag bij twijfel je boekhouder wat voor jou geldt.

Bewaar ze zo dat je ze terugvindt. Een doos op zolder is misschien genoeg voor de regels, maar helpt je niet als een klant over een jaar belt over dezelfde ketel.