Aanvragen bijhouden: één overzicht dat je echt gebruikt

Eén lijst, hoe de aanvraag ook binnenkomt

Je klanten blijven bellen, appen, mailen en formulieren invullen. Dat hoef je niet te veranderen. De regel is simpel: elke aanvraag krijgt nog dezelfde dag een regel in één overzicht. Niet in je hoofd, niet in een chat, niet op een bonnetje.

Zo pak je het per kanaal aan:

• Telefoon: schrijf de aanvraag op direct na het gesprek. Of stuur de beller een link, zodat hij zijn vraag zelf invult.
• WhatsApp en mail: zet de aanvraag in je overzicht, met een korte verwijzing naar het gesprek.
• Formulier op je website: die komt al compleet binnen, als het formulier de goede vragen stelt.
• Mond-tot-mond: ook een regel. Ook als het je buurman is.

De kolommen die je nodig hebt

Begin niet met twintig kolommen. Wat je niet invult, mis je toch niet. Deze acht zijn genoeg voor de meeste vakbedrijven:

Een handvol statussen is genoeg

Met te veel statussen ga je twijfelen waar iets bij hoort. Met deze zes zie je in één oogopslag waar elke aanvraag staat:

• Nieuw: je hebt nog niet gereageerd.
• Wacht op klant: je hebt iets gevraagd, zoals een foto of een adres.
• Offerte verstuurd: de klant moet kiezen.
• Ingepland: er staat een datum.
• Klaar: het werk is gedaan.
• Geen klus: te ver weg, te klein, geen tijd of een ander gekozen. Schrijf er kort de reden bij.

Elke aanvraag een volgende actie

De belangrijkste kolom is de volgende actie, met een datum. Niet 'offerte', maar 'offerte sturen, uiterlijk donderdag'. Sorteer je lijst op die datum, en je ziet elke ochtend wat er vandaag moet.

Een aanvraag zonder volgende actie is een aanvraag die blijft liggen. Staat er niets meer te doen? Dan is hij klaar, of geen klus. Hoe snel die eerste actie moet, lees je in snel reageren op aanvragen.

Een vast ritme: tien minuten per dag

Een overzicht werkt alleen als je erin kijkt. Koppel het aan momenten die je toch al hebt:

• Elke ochtend: wat is er nieuw, en wat staat er vandaag?
• Elke middag of avond: heeft alles wat open is een volgende actie?
• Elke week: offertes nabellen (zie offerte opvolgen), oude aanvragen afsluiten, en kijken welk kanaal de meeste klussen opleverde.

Zo zet je het op in een spreadsheet

Excel of Google Spreadsheets is prima om mee te beginnen. Een paar instellingen maken het een stuk prettiger:

• Eén regel per aanvraag, de nieuwste onderaan of bovenaan. Kies één manier en houd je eraan.
• Zet de bovenste rij vast, zodat je de kolomnamen ziet als je scrolt.
• Maak van de status een keuzelijst. In Excel en Google Spreadsheets heet dat gegevensvalidatie. Dan typt niemand 'wacht klant' en 'wacht op klant' door elkaar.
• Zet een filter op de status, zodat je alleen ziet wat openstaat.
• Werk je met meer mensen? Gebruik één gedeeld bestand, niet een kopie per laptop.
• Bewaar niet meer dan nodig, en spreek af wie erin mag kijken. Er staan persoonsgegevens in, dus de AVG geldt. Meer daarover in contactformulier en AVG.

Wanneer een spreadsheet niet meer genoeg is

Een spreadsheet is gratis en flexibel. Maar op een gegeven moment kost hij meer tijd dan hij oplevert. Dit zijn de signalen:

• Je typt aanvragen over uit je mail of WhatsApp. Dat is dubbel werk, en er sluipen fouten in.
• Je vergeet het bij te werken als je onderweg bent, omdat het op een telefoon onhandig is.
• Je moet klanten steeds nabellen voor wat er ontbreekt.
• Met meer mensen in één bestand gaat er iets mis: dubbele regels, overschreven cellen.
• Je wilt dat een klant meteen een bevestiging krijgt, zonder dat jij iets doet.

Wat je dan kiest

Er zijn grofweg drie richtingen. Een klantensysteem (CRM) is sterk in contactmomenten en verkoop. Een werkbon-app is sterk in planning en het werk zelf. En een aanvraagformulier dat de regel voor je maakt, haalt het overtypen weg aan het begin.

Webstability doet dat laatste: elke aanvraag via je formulier of je link komt binnen als werkbon met een nummer en een status, ook in de app op je telefoon. Bovenaan staat wat je als eerste doet: reageren, iets opvragen of de klant herinneren.

Welke richting je ook kiest: test het een week met je echte aanvragen voordat je ergens voor betaalt.