Minder administratie: van aanvraag tot factuur zonder overtypen

Stap 1: kijk waar je dubbel werk doet

Volg één klus van begin tot eind. De KvK beschrijft de route zo: een klant vraagt een offerte, je maakt een offerte, de klant gaat akkoord, je voert het werk uit, je stuurt een factuur en je houdt bij of er betaald is.

Schrijf bij elke stap op waar je iets typt, en wat. Grote kans dat je naam, adres en omschrijving drie of vier keer intypt: in je notities, in je offerte, op je werkbon en op je factuur. Daar zit je winst.

Stap 2: laat de klant het zelf invullen

De snelste manier om niet over te typen, is het niet zelf te typen. Een formulier dat doorvraagt, laat de klant zijn naam, adres en vraag zelf invullen, in een vaste vorm. Zet de link op je website, in je WhatsApp-berichten en in je mailhandtekening.

Webstability doet dit op je bestaande website: de klant vult alles zelf in, controleert een samenvatting, en jij krijgt een werkbon met nummer. Wil je het zelf bouwen? Lees dan contactformulier maken.

Stap 3: één overzicht voor alle aanvragen

Aanvragen in je mail, je WhatsApp en je hoofd: dan zoek je elke dag op drie plekken. Zet ze in één overzicht, met per aanvraag een status en een volgende actie. Hoe je dat opzet, lees je in aanvragen bijhouden.

Stap 4: vaste teksten en sjablonen

De meeste berichten en offertes lijken op elkaar. Schrijf ze één keer goed, en hergebruik ze:

• Een offertesjabloon met je vaste onderdelen, voorwaarden en een geldigheidsdatum.
• Snelle antwoorden voor WhatsApp en mail, zoals 'ontvangen', 'stuur een foto' en 'voorstel voor een afspraak'.
• Een vaste werkbon, op papier of digitaal, met dezelfde velden voor elke klus.
• Niet elke klus vraagt een uitgebreide offerte. Volgens de KvK kun je duidelijke afspraken ook in een e-mail vastleggen.

Stap 5: de werkbon als basis voor je factuur

Op de werkbon staat wat je gedaan hebt, met welke materialen en hoe lang. Dat is precies wat er op je factuur moet. Begin de werkbon al bij de aanvraag, vul ter plekke aan wat je deed, en maak de factuur op basis daarvan. Dan typ je niets twee keer. Wat er op een goede werkbon hoort, lees je in werkbon: wat moet erop staan.

Stap 6: factureer meteen, en digitaal

De KvK raadt aan om je factuur direct na afronding te sturen, met een duidelijke betaaltermijn en betaalinstructie. Hoe langer je wacht, hoe later je je geld hebt, en hoe groter de stapel op vrijdagmiddag.

Met een online factuurprogramma stuur je je factuur als pdf per mail. Zo'n programma kan ook automatisch een herinnering sturen als de betaaltermijn verloopt. Betaalt een particuliere klant niet op tijd? Dan krijgt die na je herinnering nog veertien dagen de tijd, voordat je een aanmaning stuurt.

Stap 7: bewaar het zo dat je het terugvindt

Volgens de Belastingdienst hoort bij je administratie alles wat je over je bedrijf vastlegt, op papier of digitaal. Denk aan facturen, bankafschriften, contracten en andere afspraken, je agenda en berichten.

Voor de basisgegevens van je administratie geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Je administratie mag je inrichten op een manier die bij je bedrijf past, zolang de Belastingdienst hem binnen een redelijke termijn kan controleren. Praktisch:

• Eén map per jaar, met dezelfde indeling: aanvragen, offertes, werkbonnen, facturen.
• Scan of fotografeer bonnetjes meteen, voordat ze vervagen.
• Zorg voor een back-up van wat digitaal is.
• Twijfel je wat je moet bewaren? Vraag het je boekhouder.

Begin met één stap

Je hoeft niet alles tegelijk te veranderen. Kies de stap waar je nu de meeste tijd verliest. Voor de meeste vakmensen is dat stap 2 of 3: aanvragen die onvolledig binnenkomen en op verschillende plekken liggen. Pak die eerst aan, en kijk na een maand wat het scheelt.