Sollicitant stuurt een cv via WhatsApp. En dan?

Het probleem is niet WhatsApp, het is de stapel

WhatsApp is prima voor een eerste contact. Het probleem is dat alles in dezelfde stapel komt: klanten, leveranciers, je zwager, en nu ook een sollicitant. Een cv heeft iets anders nodig dan een klantvraag: iemand moet het lezen, iemand moet terugbellen, en de sollicitant wil weten dat het is aangekomen.

Behandel een sollicitatie daarom als een aanvraag met een eigen onderwerp. Dan komt hij op dezelfde plek binnen als je werk, maar met zijn eigen label, zijn eigen vragen en zijn eigen bijlage.

Stap 1: geef solliciteren een eigen ingang

Zet op je website, naast 'Vraag een offerte aan', een tweede ingang: 'Werken bij'. In het aanvraagformulier is 'Solliciteren' een onderwerp in de algemene vragenset: naam, telefoonnummer, een paar regels over ervaring, en 'Upload je cv'. De sollicitant stuurt een pdf, een Word-bestand of een foto van zijn cv mee; tot vijf bestanden van elk 8 MB.

Appt iemand toch zijn cv? Stuur hem de link naar dat formulier terug: 'Top, zet hem hier even neer, dan komt hij bij de juiste persoon.' Dat kost hem een minuut en het haalt het cv uit je fotorol.

Stap 2: bevestig de ontvangst, automatisch

De sollicitant wil één ding weten: is het aangekomen. Vult hij zijn e-mailadres in, dan krijgt hij meteen een bevestiging met een nummer. Geen 'we nemen zo snel mogelijk contact op', maar: ontvangen, dit is je nummer, we bellen je. Die ene mail haalt de spanning eruit, voor hem en voor jou.

Jij krijgt tegelijk een melding op je telefoon, met het cv als bijlage op de werkbon. Alleen jij en je collega's met toegang kunnen het downloaden; het staat niet in de mail en niet op een openbare pagina.

Stap 3: bel binnen een dag, met het cv erbij

Zet de sollicitatie in je planning zoals je een kijkafspraak plant: morgen, kwartier, jij. Dan staat hij in je dag en niet in je achterhoofd. Bel je, dan heb je het cv en zijn tekst op je scherm. Je hoeft niet te zoeken in een chat van vorige week.

Is het niets? Zeg dat dan ook binnen een dag. Een kort, eerlijk antwoord is beter dan stilte, en in een klein vak kom je elkaar weer tegen. Lees voor de toon hoe je snel reageert op aanvragen; een sollicitant is in dit opzicht een klant.

Stap 4: bewaar het netjes, en gooi het op tijd weg

Een cv zijn persoonsgegevens. Bewaar het bij de sollicitatie, niet in de groepsapp van de zaak. Neem je iemand niet aan, verwijder de gegevens dan na vier weken, tenzij hij toestemming geeft om ze langer te houden voor een volgende vacature. Dat is wat de Autoriteit Persoonsgegevens voorschrijft, en het is ook gewoon netjes.

In de app verwijder je de werkbon van de sollicitatie; de bijlage gaat dan mee. Losse uploads zonder aanvraag verdwijnen vanzelf na een dag.

Wat de sollicitant merkt

Hij appt, krijgt een link, zet zijn cv neer, krijgt binnen een minuut een bevestiging en de volgende dag een telefoontje van iemand die zijn cv voor zich heeft. Dat is zeldzaam in een vak waar de meeste sollicitaties in een chat verdwijnen. Het zegt iets over hoe je ook met klanten omgaat. En dat is precies wat hij wilde weten.