WhatsApp Business: voorbeeldberichten voor vakmensen

Eerst de basis: je bedrijfsprofiel

In WhatsApp Business heb je een bedrijfsprofiel met onder meer je logo, een korte omschrijving, je openingstijden en je website. Vul het helemaal in. Klanten kijken ernaar voordat ze je een bericht sturen.

Schrijf de omschrijving in de woorden van je klant: wat je doet en waar. Dus niet 'Totaalinstallateur voor alle installatietechnische vraagstukken', maar 'Cv-ketels, airco en warmtepompen. Onderhoud en storingen in en rond Haarlem.'

Begroetingsbericht: de eerste indruk

Het begroetingsbericht gaat automatisch naar iemand die je voor het eerst een bericht stuurt, of na 14 dagen zonder contact. Gebruik het om te zeggen wanneer je reageert, en hoe de klant het je makkelijk maakt. Drie voorbeelden:

• Kort: 'Hoi! Dank voor je bericht. Ik ben vaak op een klus, maar lees alles. Je hoort vandaag nog van me.'
• Met een link: 'Hoi! Fijn dat je appt. Wil je je vraag in één keer goed doorgeven? Vul dan even dit formulier in: [jouw link]. Dan weet ik wat ik mee moet nemen. Gewoon appen mag ook.'
• Met spoed: 'Hoi! Gaat het om een storing of lekkage? Zet dan spoed in je bericht, dan kijk ik er als eerste naar.'

Afwezigheidsbericht: avond, weekend en vakantie

Het afwezigheidsbericht gaat automatisch naar wie je een bericht stuurt als je niet werkt. Je kiest zelf wanneer, bijvoorbeeld buiten je openingstijden. Beloof alleen wat je waarmaakt. Voorbeelden:

• Avond en weekend: 'Dank je voor je bericht. Ik ben nu niet aan het werk en reageer maandag vanaf 8 uur. Bij spoed: bel 06-12345678.'
• Vakantie: 'Ik ben met vakantie tot en met 18 augustus. Daarna reageer ik op alle berichten. Spoed? Bel mijn collega Ahmed op 06-12345678.'
• Druk seizoen: 'Het is druk. Ik reageer binnen twee werkdagen. Vul je je vraag alvast in via [jouw link]? Dan kan ik je sneller helpen.'

Snelle antwoorden voor vragen die steeds terugkomen

Met snelle antwoorden sla je teksten op die je vaak stuurt. Je geeft elke tekst een kort woord, en kiest hem daarna met een paar tikken. Zet altijd de naam van de klant erbij; dan blijft het persoonlijk. Een set om mee te beginnen:

Labels: zo raakt er niets zoek

Met labels geef je gesprekken een kleur en een naam, zodat je kunt filteren. Gebruik dezelfde woorden als in je overzicht van aanvragen. Bijvoorbeeld:

• Nieuwe aanvraag
• Wacht op klant
• Offerte verstuurd
• Ingepland
• Klaar

Zakelijk en privé gescheiden

Gebruik WhatsApp Business het liefst op een apart zakelijk nummer. Dan lopen klanten en familie niet door elkaar, en kan een collega het overnemen als jij ziek of vrij bent.

Let ook op privacy. In je chats staan namen, adressen en foto's van klanten, en daarvoor geldt de AVG. Deel ze niet zomaar in groepsapps, en ruim oude gesprekken op als je ze niet meer nodig hebt. Meer over de AVG lees je in contactformulier en AVG.

Waar WhatsApp ophoudt

WhatsApp is ideaal voor een snelle vraag of een extra foto. Voor een complete aanvraag is het minder handig: de informatie komt in stukjes binnen, verspreid over dagen. Daarom werkt de link in je begroetingsbericht zo goed. De klant geeft alles in één keer door, en jij appt daarna gewoon verder over de details.

Hoe je WhatsApp, mail, telefoon en je formulier naast elkaar gebruikt, lees je in WhatsApp, mail, telefoon of formulier.